Online afspraken boeken vanuit klantcontact

Op je boekingspagina kiest de klant zelf een moment. Wat hij te zien krijgt is geen losse agenda: Cuego kijkt per tijdslot welke tafels, ruimtes of behandelplekken op dat moment nog vrij zijn.

Elke plek heeft een capaciteit. Vraagt iemand een tafel voor twee, dan krijgt hij de kleinste tafel die past en niet die van zes. Zo houd je de grote plekken vrij voor de groepen die er straks om vragen, zonder dat je zelf zit te schuiven.

Je legt je zaak of praktijk vast als plattegrond, met de plekken waar ze werkelijk staan. Dat is niet decoratie: het is wat de beschikbaarheid berekent.

Een reservering is bij de een een tafel en bij de ander een behandeling van veertig minuten bij een specifieke collega. Je stelt per dienst de duur, de prijs en een foto in, en wie hem mag uitvoeren.

Koppel je een dienst aan bepaalde medewerkers, dan biedt de pagina alleen momenten aan waarop zij werken en nog geen andere afspraak hebben. Een klant kan dus niet boeken bij iemand die vrij is.

Na het boeken krijgt de klant direct een bevestiging. Een dag voor de afspraak volgt een herinnering, verstuurd door een taak die elk kwartier kijkt welke reserveringen aan de beurt zijn.

Per boeking wordt vastgelegd dat de herinnering verstuurd is. Een klant die twee keer hetzelfde bericht krijgt, gaat bellen om te vragen of hij nu dubbel staat, en dat is precies het contact dat je met een herinnering wilde voorkomen.

Beide mails gaan uit op jouw naam en in je eigen huisstijl, met de gegevens van de reservering erin.

Belt of mailt iemand over zijn reservering, dan hoeft degene die opneemt niet in een tweede systeem te zoeken. De boeking hangt aan dezelfde klant als zijn gesprekken en bestellingen.

Dat is ook waarom een wijziging niet opnieuw ingevoerd hoeft te worden. Wie de reservering verzet, verzet hem op de plek waar het gesprek erover loopt.